§ 1.
Regulamin określa sposób udostępniania dokumentów stanowiących zasób archiwalny Instytutu Pamięci w czytelniach i pracowniach naukowych, samodzielnego wykonywania kopii przy użyciu aparatów fotograficznych oraz składania zamówień na usługi reprograficzne.
§ 2.
1. Dokumenty z zasobu Instytutu Pamięci udostępnia się:
1) w czytelni, w związku z realizacją wniosków, o których mowa w art. 30 ust. 1, art. 35 c ust. 1, art. 36 ust. 1 ustawy o Instytucie Pamięci oraz art. 18 ust. 5 i art. 25 ust. 1 ustawy lustracyjnej;
2) w pracowni naukowej, w związku z realizacją wniosków pracowników Instytutu Pamięci o udostępnienie dokumentów do celów służbowych, realizowanych na podstawie Regulaminu udostępniania dokumentów znajdujących się w zasobie archiwalnym Instytutu Pamięci pracownikom Instytutu Pamięci do celów służbowych.
2. W czytelniach i pracowniach naukowych udostępnia się wyłącznie dokumenty jawne.
3. Zasady udostępniania dokumentów niejawnych regulują odrębne przepisy.
§ 3.
1. Dokumenty udostępnia się w formie oryginałów, kopii papierowych, kopii cyfrowych, mikrofilmów, mikrofisz, odpisów, wypisów i wyciągów.
2. Jeżeli dokumenty zostały zdigitalizowane, w pierwszej kolejności udostępnia się ich kopie cyfrowe, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w art. 30 ust. 1 ustawy o Instytucie Pamięci. Zgodę na udostępnienie, na żądanie wnioskodawcy, oryginałów dokumentów, których kopie cyfrowe są dostępne, wydaje kierownik archiwum.
§ 4.
Przed wejściem do czytelni lub pracowni naukowej korzystający jest zobowiązany do pozostawienia w szatni wierzchniego okrycia oraz toreb, teczek i plecaków.
§ 5.
Pracownik czytelni:
1) udziela korzystającemu informacji o zasobie archiwalnym Instytutu Pamięci i sposobie jego udostępniania;
2) udziela korzystającemu informacji o odpowiedzialności prawnej za sposób wykorzystania udostępnionych dokumentów;
3) udziela korzystającemu pomocy w posługiwaniu się odpowiednimi modułami Cyfrowego Archiwum – w przypadku korzystających, którym dokumenty udostępniane są w trybie art. 36 ust. 1 ustawy o Instytucie Pamięci;
4) udziela informacji o sposobie samodzielnego wykonywania kopii przy użyciu aparatów fotograficznych oraz sposobie i kosztach wykonania kopii i usług reprodukcyjnych w zależności od podstawy prawnej udostępnienia dokumentów;
5) odnotowuje wizyty korzystającego w prowadzonym terminarzu wizyt;
6) odnotowuje udostępnienia dokumentów w księdze gości, której wzór stanowi załącznik nr 1 do regulaminu;
7) przedkłada do zapoznania korzystającemu po raz pierwszy z czytelni lub pracowni naukowej niniejszy regulamin.
§ 6.
Korzystający z czytelni lub pracowni naukowej ma obowiązek:
1) noszenia w widocznym miejscu identyfikatora wydanego przez Służbę Ochrony Instytutu Pamięci;
2) każdorazowego odnotowania swojej obecności w księdze gości;
3) przestrzegać postanowień regulaminu. Fakt zapoznania się z regulaminem korzystający potwierdza w oświadczeniu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do regulaminu;
4) wpisania się czytelnie imieniem i nazwiskiem do karty kontrolnej założonej do każdej jednostki archiwalnej.
§ 7.
Korzystającemu z czytelni lub pracowni naukowej zabrania się:
1) niszczenia udostępnionych dokumentów;
2) ingerowania w układ i treść udostępnionych dokumentów;
3) wyłączania jakichkolwiek dokumentów z udostępnionych jednostek archiwalnych;
4) dokonywania w dokumentach adnotacji, uwag i poprawek;
5) udostępniania dokumentów, w które uzyskał wgląd, innym korzystającym;
6) wynoszenia poza pomieszczenie czytelni lub pracowni naukowej udostępnionych dokumentów;
7) palenia tytoniu, spożywania posiłków i picia napojów;
8) prowadzenia rozmów telefonicznych.
§ 8.
Korzystający z czytelni lub pracowni naukowej może:
1) korzystać z biblioteki podręcznej;
2) korzystać z własnego komputera przenośnego;
3) sporządzać notatki;
4) korzystać z własnych materiałów po uprzednim zgłoszeniu tego faktu pracownikowi czytelni;
5) korzystać z odpowiednich modułów Cyfrowego Archiwum – w przypadku korzystającego, któremu dokumenty udostępniane są w związku z realizacją wniosków w trybie art. 36 ust. 1 ustawy o Instytucie Pamięci oraz w związku z realizacją wniosków o udostępnienie dokumentów do celów służbowych;
6) samodzielnie wykonać kopie udostępnionych dokumentów przy użyciu aparatu fotograficznego – w przypadku korzystającego, któremu dokumenty udostępniane są w związku z realizacją wniosków w trybie art. 36 ust. 1 ustawy o Instytucie Pamięci oraz w związku z realizacją wniosków o udostępnienie dokumentów do celów służbowych.
§ 9.
1. Jednorazowo, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, korzystającemu wydaje się maksymalnie 5 jednostek archiwalnych.
2. W uzasadnionych przypadkach pracownik czytelni może wyrazić zgodę na wydanie większej liczby jednostek archiwalnych.
3. Ograniczenie ilościowe nie obowiązuje w przypadku materiałów udostępnionych w postaci plików cyfrowych za pomocą aplikacji elektronicznej.
§ 10.
1. Pracownik czytelni może zażądać od korzystającego okazania dokumentu tożsamości.
2. Po zapoznaniu się z udostępnionymi dokumentami, korzystający zwraca je pracownikowi czytelni.
3. Pracownik czytelni ma obowiązek sprawdzenia kompletności i stanu fizycznego zwracanych dokumentów.
4. Korzystający może złożyć dyspozycję zachowania zwracanych dokumentów w celu dalszego korzystania z nich w późniejszym terminie, z zastrzeżeniem ust. 5. W takim przypadku pracownik czytelni pozostawia dokumenty w depozycie.
5. Korzystający może korzystać z udostępnionych dokumentów w terminie 2 miesięcy od daty pierwszego udostępnienia. W uzasadnionych przypadkach, na pisemną prośbę korzystającego, zgodę na dłuższe korzystanie z dokumentów wydaje kierownik archiwum.
6. W przypadku niezgłoszenia się korzystającego w ciągu 30 dni od wyznaczonego terminu udostępnienia albo nieskontaktowania się korzystającego w celu ustalenia terminu wizyty w ciągu 30 dni od zawiadomienia, pracownik czytelni zwraca dokumenty do magazynu, a postępowanie w zakresie udostępnienia tych dokumentów uznaje się za zakończone.
§ 11.
Korzystanie z dokumentów musi odbywać się w sposób niezakłócający pracy innym korzystającym z czytelni lub pracowni naukowej.
§ 12.
Godziny otwarcia czytelni i pracowni naukowej określają Dyrektor AIPN, dyrektor oddziału Instytutu Pamięci oraz naczelnik delegatury Instytutu Pamięci.
§ 13.
1. Korzystający, któremu dokumenty udostępniane są w związku z realizacją wniosków o udostępnienie dokumentów do celów służbowych może złożyć zamówienie na wykonanie kopii do celów służbowych. Wzór zamówienia stanowi załącznik nr 3 do regulaminu. Kopie wykonywane są bezpłatnie.
2. Kopie dokumentów na zamówienia, o których mowa w ust. 1, wykonywane są przez AIPN, OAIPN lub delegatury Instytutu Pamięci.
§ 14.
1. Korzystający, którym dokumenty udostępniane są w związku z realizacją wniosków w trybie art. 36 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o Instytucie Pamięci, mogą składać zamówienia na wykonanie usług reprodukcyjnych.
2. Zasady realizacji usług reprodukcyjnych w Instytucie Pamięci oraz stawki opłat za te usługi regulują odrębne przepisy.
3. Opłatę za wykonane usługi należy uiścić w terminie 14 dni od daty powiadomienia po jej wykonaniu.
4. W przypadku nieuiszczenia przez korzystającego opłaty za wykonaną usługę reprodukcyjną, jego ewentualne kolejne zamówienia pozostawia się bez realizacji do czasu uregulowania należności.
§ 15.
Pracownik czytelni przyjmuje od korzystającego zamówienie na wykonanie kopii i usług reprodukcyjnych i przekazuje je do komórki właściwej w sprawach reprografii.
§ 16.
Korzystający, któremu udostępniono dokumenty w związku z realizacją wniosku w trybie art. 36 ust. 1 lub wniosku o udostępnienie dokumentów do celów służbowych, jest zobowiązany każdorazowo zgłosić pracownikowi czytelni chęć samodzielnego wykonania kopii.
§ 17.
Korzystający może wykonywać samodzielnie kopie udostępnionych dokumentów przy użyciu aparatu fotograficznego wyłącznie na własny użytek. Prawo do samodzielnego kopiowania dokumentów nie przysługuje w szczególności w przypadku komercyjnych celów wydawniczych.
§ 18.
Podczas wykonywania samodzielnie kopii dokumentów przy użyciu aparatu fotograficznego zabrania się używania lampy błyskowej.
§ 19.
Korzystający samodzielnie wykonujący kopie dokumentów przy użyciu aparatu fotograficznego jest zobowiązany potwierdzić ten fakt w założonej dla każdej jednostki archiwalnej karcie wykonanych kopii dokumentów.
§ 20.
Nieprzestrzeganie przez korzystającego postanowień regulaminu i zakłócanie pracy innym korzystającym skutkuje upomnieniem przez pracownika czytelni.
§ 21.
Zgodnie z art. 54 ustawy o Instytucie Pamięci ten, kto niszczy, ukrywa, uszkadza, usuwa lub zmienia zapis dokumentów, w inny sposób udaremnia lub znacznie utrudnia uprawnionej osobie lub instytucji zapoznanie się z nimi, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.
Rodzaj i zakres usług reprodukcyjnych Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni Przeciwko Narodowi Polskiemu oraz maksymalne stawki opłat i sposób ich naliczania określa:
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie opłat za usługi reprodukcyjne Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (dokument w formacie PDF, źródło: http://isap.sejm.gov.pl/)